DataLife Engine 9.2 > Образцы исков и заявлений > ПОЛОЖЕНИЕ О КОМАНДИРОВКАХ: КАК РАЗРАБОТАТЬ

ПОЛОЖЕНИЕ О КОМАНДИРОВКАХ: КАК РАЗРАБОТАТЬ


3 марта 2012. Разместил: Ansin
altКак пел легендарный советский рокер Виктор Цой: "Перемен, мы ждем перемен!" Так и мы с вами постоянно в ожидании налоговых новаций, и правила оформления командировок не исключение. Поэтому для предприятий, на которых служебные поездки — обычное дело, совет разработать собственное Положение о командировках как никогда кстати. С удовольствием раскроем все карты.
 
Стоит ли жить без него
 
Еще до недавнего времени мы спокойно пользовались Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом Минфина Украины от 13. 03. 98 г. № 59 (далее — Инструкция о командировках), и горя не знали. Но как по взмаху волшебной палочки все изменилось: приказ Минфина Украины от 17. 03. 11 г. № 362 изложил ее в новой редакции, и теперь она обязательна только для бюджетников. Так что формально для коммерческих фирм Инструкция о командировках не что иное, как информация для размышлений. Итак, незакрытых вопросов хоть пруд пруди. Посему не остается ничего другого, как изобрести очередной велосипед — подготовить и письменно зафиксировать политику предприятия относительно командировок.
 
Вот три кита, на которых все держится: Инструкция о командировках, Налоговый кодекс Украины и Кодекс законов о труде Украины. Пригодится и приказ ГНАУ "Об утверждении формы Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления" от 23. 12. 10 г. № 996. Ну и здравый смысл вам в помощь. Мы от себя дадим несколько полезно-практических советов.
 
Кто должен броситься в бой
 
Подготовку Положения о командировках с легким сердцем можно препоручить отделу кадров. Однако некоторые моменты, связанные с денежными расходами и их документальным подтверждением, все-таки лучше согласовать с бухгалтерией.
 
В документе, именуемом Положением о командировках, должны быть регламентированы, в частности:
 
порядок направления в служебные вояжи;
сроки предоставления Отчетов об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет);
размеры суточных и порядок возмещения командировочных расходов;
другие важные вопросы, связанные с отправкой коллег по делам службы.
 
Но не будем сбивать вас с толку, лучше покажем на примере, как составить этот уникальный элемент документооборота.
 
Положение — собственной персоной
 
Образец
 
УТВЕРЖДЕНО
директор ЧАО "Максимум"
Коваль    Коваль Т. В.
" 01" декабря 2011г.
 
ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ
РАБОТНИКОВ ЧАО "МАКСИМУМ"
 
1. Общие положения
 
1. 1. Положение о служебных командировках (далее — Положение) разработано с соответствии со ст. 121 Кодекса законов о труде Украины, пп. 140. 1. 7 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ), приказа ГНАУ "Об утверждении формы Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления" от 23. 12. 10 г. № 996 (далее — приказ № 996) и Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, в редакции приказа Минфина Украины от 17. 03. 11 г. № 362 (далее — Инструкция о командировках).
 
1. 2. Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению руководителя на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
 
1. 3. Командировка должна быть связана с хоздеятельностью предприятия. Для подтверждения этого факта подойдут:
 
приглашение принимающей стороны с подобной деятельностью;
заключенный договор или контракт;
прочие документы, которые устанавливают или подтверждают желание установить гражданско-правовые отношения;
бумаги относительно участия командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводят по тематике, близкой хоздеятельности фирмы;
иные подтверждающие документы.
 
1. 4. При выбытии работника в командировку оформляют приказ2, где отмечают:
 
пункт(ы) назначения;
название предприятия, учреждения, организации, предпринимателя (физлица), куда отправили в командировку сотрудника;
срок и цель командировки;
размер суточных;
другую важную информацию (условия пребывания за рубежом, маршрут передвижения к месту командировки и по нему).
 
1. 5. Работника, перед отправкой в командировку, ознакомляют с приказом о служебной поездке и выдают его копию.
 
1. 6. Начальник отдела кадров регистрирует лица, которые выбывают в командировку, в Журнале2 {приложение к Инструкции о командировках).
 
1. 7. День выбытия в командировку — день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы работника, а день прибытия — день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного.
 
При отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно днем выбытия в командировку называют текущие сутки, а с 0 часов и позже — следующие. Аналогично определяют день прибытия командированного к месту постоянной работы.
 
1. 8. Командированный работник работает по графику работы того предприятия, на которое его направили. Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дни отдыха по возвращении из поездки не предоставляют.
 
1. 9. Если сотрудник специально направлен для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсацию за эти дни выплачивают в соответствии с действующим законодательством.
 
1. 10. Если работник выезжает в командировку или возвращается из нее в выходной день, то по возвращении из командировки ему предоставляют другой день отдыха по договоренности с руководством.
 
1. 11. Вопросы выхода работника на работу в день выбытия в командировку и в день прибытия из нее решают в колдоговоре.
 
1. 12. Коллегам, направленным в служебные командировки, оплата труда за выполненную работу проходит в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, но ее размер не может быть среднего заработка.
 
1. 13. За командированными работниками в течение всего времени командировки сохраняют место работы (должность).
 
1. 14. Если на дни нахождения в командировке приходится выплата зарплаты, то по просьбе сотрудника ее переводят по почте (за счет предприятия) или перечисляют на личную банковскую платежную карточку.
 
1. 15. Решение об отказе или увеличении срока командировки, отзыве коллеги из командировки подкрепляют приказом.
 
2. Аванс на командировку
 
2. 1. Перед выездом работнику выплачивают аванс наличными из кассы или перечисляют на платежную карточку в пределах суммы, достаточной для оплаты проезда, найма жилья, и суточные на основании справки-расчета2, которую согласовывают с главбухом.
 
2. 2. Кроме того отдел кадров обязан ознакомить сотрудника под подпись со справкой-расчетом на выданный аванс, требованиями нормативно-правовых актов относительно отчетности по использованию денежных средств, выданных на командировку, а также настоящим Положением.
 
2. 3. При поездке по Украине аванс выдают в гривнях, а за рубеж - в нацвалюте государства в которое направляют работника, или же в свободно конвертируемой валюте (доллары США,
 
2. 4. Запрещено выплачивать наличные под отчет лицу, которое предварительно не отчиталось за ранее полученные подотчетные денежные средства.
 
2. 5. Если работник получил аванс на командировку и не выехал (по объективным причинам), то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные денежные средства.
 
3. Расходы, которые компенсируют в командировке, и их документальное подтверждение
 
3. 1. Суточные компенсируют за каждый день командировки (включая день выбытия и день прибытия) учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни и время нахождения в пути (вместе с вынужденными остановками). День выбытия в командировку и день прибытия к месту постоянной работы засчитывают как два дня. При командировке работника сроком на один день или в такую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные возмещают как за полные сутки.
 
Суточные выплачивают за каждый календарный день поездки в размерах3:
 
а) при командировке в пределах Украины — 180 грн;
б) при командировке за рубеж - 700 грн.
 
3. 2. Оплачивают расходы на проезд (в т. ч. перевозку багажа и бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в т. ч. на арендованном транспорте).
 
Командированному работнику расходы на проезд на такси, в мягком вагоне (СВ) и перелет по билетам 1-го и бизнес-класса возмещают с разрешения руководителя. Расходы на возврат билетов компенсируют при наличии уважительных причин и с разрешения руководителя.
 
3. 3. Оплачивают расходы на проживание в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях, а также включенные в такие счета расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, утюжка и ремонт одежды, обуви или белья). Также работнику компенсируют расходы на бронирование мест в гостиницах (мотелях). Расходы на проживание в номерах класса ' люкс возмещают с разрешения руководителя предприятия. 3. 4. Кроме того, компенсируют:
 
- оплату служебных телефонных разговоров;
- оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз);
- обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в т. ч. любые сборы и налоги, которые подлежат уплате в связи с осуществлением таких расходов.
 
4. Временная нетрудоспособность во время поездки
 
4. 1. В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещают расходы на наем жилого помещения (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении) и выплачивают суточные в течение всего времени, пока он не может по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но на срок не более двух месяцев.
 
4. 2. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться в место постоянного жительства должны быть заверены в установленном порядке (больничный лист, справка врача). За период временной нетрудоспособности  командированному работнику на общих основаниях выплачивают пособие по временной нетрудоспособности.
 
5. Отчетность по командировке
 
5. 1. По возвращении из командировки работник обязан предоставить авансовый отчет по форме из приказа № 996:
 
до окончания пятого банковского дня, следующего за днем завершения поездки, — если деньги выплачивали наличными или перечисляли на личную банковскую платежную карточку;
до окончания третьего банковского дня, следующего за днем завершения командировки, — если денежные средства перечисляли на корпоративную банковскую платежную карточку и снимали с нее;
не позднее 10 дней, а при наличии уважительных причин не позднее 20 банковских дней — если деньги поступали на корпоративную банковскую платежную карточку и расчеты проходили исключительно в безналичной форме.
 
Если вместе с деньгами на командировку сотруднику выдавали средства на хознужды, то по ним он должен отчитаться не позднее следующего дня после завершения служебной поездки.
 
5. 2. В случае несвоевременного предоставления авансового отчета предприятие удерживает налог на доходы физлиц по п. 170. 9 НКУ
 
5. 3. Требования к документам, прилагаемым к авансовому отчету:
 
оригинал билетов на проезд и прочие проездные документы (посадочные талоны, квитанции по оплате постельных принадлежностей, перевозке багажа);
оригинал счетов из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника, в т. ч. бронирование мест в местах проживания, фискальные чеки на оплату услуг по найму жилья (или квитанция к приходному кассовому ордеру);
оригинал квитанций об оплате страховых полисов (а также сам полис), виз, разрешений, консульских сборов;
ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы в обоих направлениях (для стран с визовым режимом).
 
Любые затраты, не подтвержденные оригиналами соответствующих документов (кроме суточных), сотруднику не компенсируют.
 
5. 4. Суммы командировочных расходов, которые не подтверждены документально или компенсация которых не предусмотрена законодательно, возместят с разрешения руководителя после удержания налога на доходы физлиц.
 
5. 5. Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные денежные средства, то это надо сделать до истечения третьего банковского дня4 после утверждения руководителем авансового отчета.
 
СОГЛАСОВАНО:
 
Главный бухгалтер
Василенко                      Василенко О. С.
" 29 " ноября 2011 г.
 
2 Образец заполнения комфортно разместился в газете "Все о бухгалтерском учете" № 112 за 2011 год на стр. 53—54.
3 По желанию предприятие может градуировать размер суточных, например, в зависимости от пункта назначения (в город в радиусе 50 км одна сумма, 500 км - совсем иная) или должности командированного. Более того, определенный размер суточных разрешено указывать в приказе о командировках, но он не должен быть меньше законодательной гарантии (см.газету "Все о бухгалтерском учете" № 36 за 2011 год на стр. 10).
4 Предприятие может выбрать другой срок, либо вообще его не устанавливать.
 
Дело сделано — к работе!
 
Как видите, чем больше информации вы укажете в Положении о командировках (особенно той, которая украшает определенные законодательные нормы или, наоборот, устанавливает их в минимальном размере), тем меньше будет белых пятен относительно командированных и, чего греха таить, с проверяющими структурами. Останется приятная малость: заполучить автограф руково-
 
дителя и ввести Положение в действие отдельным приказом по предприятию.
 
И помните! Ваши коллеги могут в любое удобное для них время (конечно, в пределах рабочего) нанести визит вежливости в отдел кадров и внимательно изучить означенный документ. Пожалуйста, не отказывайте им в этом!
 
Татьяна ВАЛЕНТИНОВА, консультант газеты "Все о бухгалтерском учете"

Вернуться назад