Адвокат Консалтинг

Написать новость

Вы можете отправить Ваш материал нам, который вскоре появится на наших страницах


> подробнее

Адвокаты

Список адвокатов, готовых помочь Вам в любую минуту


> перейти к списку

Риэлторы

Список риэлторов, которые могут предоставить Вам свои услуги


> перейти к списку

Наши вакансии

Газета "Адвокат-консалтинг" объявляет конкурс на должность


> подробнее

Наша газета

pdf-архив номеров нашей газеты


> подробнее

Видео


Выделение земельного участка бесплатно



Клуб юристов




Официальное обращение




ГрузчикиГрузчики Харьков

Квартирные и офисные Грузчики Харьков

Купить упаковку






Как хранить документы на предприятии: кратко о главном
Категория: Правовой ликбез

alt  Иногда высказывают мнение, что хранить документы можно кое-как. Правда, ошибочность его очевидна. Особенно когда вырисовывается запрос из налоговой или появляется перед глазами, будто чертик из табакерки, направление на проверку, а документов нет. И вас охватывают эмоции — от растерянности до возмущения. Но кто виноват? Ведь избежать неприятностей довольно легко: ряд нормативных актов разъясняет, как долго хранить документы на предприятии и как это нужно делать. А называется грамотная организация хранения — ведение архива.

Зачем нам необходим архив

Вот неполный перечень причин:

  — хранить документы определенный срок требует законодательство;

  — за умышленное уничтожение документов установлена ответственность;

  — возможные споры с поставщиками или покупателями относительно объемов, цен и т. п. — не решить без документов;

— самое главное: без подтверждающих документов не доказать правильность начисления налогов, сборов и платежей.

  Здесь следует понимать один важный нюанс. Документы попадают в архив не сразу. Как правило, со времени создания (поступления) и до передачи документы хранят по месту формирования дел. То есть фактически — в структурных подразделениях. Или же, как это происходит в небольших учреждениях, — дела хранятся централизованно в службе делопроизводства (п. 3.3 Правил работы архивов).

  Причем в структурных подразделениях можно хранить документы и после окончания их в делопроизводстве. Правда, для документов постоянного и длительного хранения (свыше 10 лет) (Документами постоянного хранения являются отнесенные экспертной комиссией к составу Национального архивного фонда (НЛФ), а длительного, например, личные дела работников, расчетно-платежные ведомости на заработную плату.

  Заметим, что НЛФ — это не какое-то определенное учреждение, — это совокупность архивных документов, которые отражают историю духовной и материальной жизни Украинского народа и других народов, составляют культурную ценность и являются достоянием украинской наций. Соответственно, документ НЛФ — это архивный документ, культурная ценность которого признана соответствующей экспертизой и который зарегистрирован как составляющая НЛФ (ст. 1 Закона о Нацархиве).) это время ограничено — максимально до 2-х лет. Потом, исходя из требований п. 2.7 Правил работы архивов, их нужно передавать в архив. Дела же временного хранения (до 10 лет включительно) могут передаваться в архив учреждения по решению его руководителя (п. 5 Правил работы архивов).

Хотя существуют и особые требования. Например, в п. 6.1 Положения № 88 есть прямая норма о месте длительного хранения бухгалтерских документов: "первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

 Таким образом, без архива не обойтись ни одному предприятию, учреждению или организации. Каким именно ему быть — выбирать вам. Это может быть или самостоятельная структурная единица, или часть службы документационного обеспечения управления учреждения (управление делами, общего отдела, канцелярии и т. п.), или только ответственный за работу с архивными документами — работник одного из вышеперечисленных отделов (п. 2.2 Правил работы архивов). Конечно, последнего лучше назначить приказом руководителя.

Суть работы архива

  Работа архива согласно п. 2.4 Правил работы архивов заключается в:

  — приеме от структурных подразделений и хранении документов на бумажных носителях;

  — контроле состояния и условий их хранения;

  — участии в составлении сводной номенклатуры дел(Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, образующихся в делопроизводстве предприятия, оформленных с указанием сроков хранения. Все документы предприятия, как правило, можно сгруппировать в следующие дела: личные; с финансовыми документами (в т. ч. лицевые счета работников, ведомости начисления зарплаты и др.); с перепиской; с приказами и распоряжениями; с документами НАФ и документами временного, в т. ч. длительного (свыше 10 лет) хранения.) (далее — НД);

  — проверке формирования документов в дела в соответствии с утвержденной НД;

  — подаче на государственную регистрацию документов Национального архивного фонда (далее — НАФ), ведении их государственного учета и предоставлении сведений об их количестве по установленной форме в соответствующий государственный архив;

  — проведении предварительной экспертизы ценности хранящихся документов, составлении и подаче на рассмотрение экспертной комиссии учреждения (Экспертная комиссия, которую по решению (приказу) руководителя создают на предприятии для всестороннего изучения документов с целью оценки их научного и историко-культурного значения. Также в ее компетенцию входит определение сроков временного хранения, отбор документов и утверждение актов на их уничтожение.) описей документов НАФ, дел по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов;

  — подготовке и передаче документов НАФ в соответствующий государственный архив.

Конечно, не все предприятия выступают создателями фонда НАФ. Но независимо от форм собственности все предприятия обязаны не позднее года с начала деятельности обратиться в госархив по месту своего нахождения для проведения экспертизы ценности документов с целью их возможного отнесения к НАФ. В дальнейшем ежегодная экспертиза ценности документов проводится уже своими силами (пп. 4.2.1 и пп. 4.5.1 Правил работы архивов).

  Но неоспоримый факт, что большинство документов предприятий непосредственно относится к финансово-хозяйственной деятельности (производство, торговля, оплата труда, уплата налогов и т. п.). Поэтому работа архива (или лица, на которое возложены такие почетные функции) будет связана в первую очередь с сортировкой и хранением именно их.

  Что хранят в архиве

Итак, когда предприятие выделяет помещение под собственный архив, что же в нем хранят? Если обобщить, то это:

  — законченные в текущем делопроизводстве документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения из структурных подразделений;

  — законченные в текущем делопроизводстве документы временного хранения, переданные в архив из структурных подразделений по решению руководителя;

  — личные архивные документы работников учреждения;

  — документы с бумажной основой ликвидированных организаций-предшественников;

  — печатные издания, которые дополняют архивные документы и необходимы для научно-методической и информационно-справочной работы архива;

  — справочный и учетный аппарат к архивным документам.

  Обычно именно в архиве документы группируют в дела. Хотя это может быть сделано еще в подразделении. Например, бухгалтер будет выполнять требования п. 6.5 Положения № 88: "первичные документы текущего месяца, которые прошли обработку ручным способом и относятся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива".

  Помните: если дела хранят структурные подразделения, то их безопасность гарантируют руководители этих подразделений и должностные лица, ответственные за делопроизводство. Выдача дел во временное пользование другим структурным подразделениям учреждения или другим учреждениям осуществляется с разрешения руководителя учреждения. На выданное дело заводится карточка — заменитель дела (приложение 4 к Правилам работы архивов).

  В свою очередь, только с разрешения главного бухгалтера могут выдать кому-то обработанные первичные документы и учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы. Даже когда они уже будут в архиве (п. 6.8 Положения № 88).

  В случае пропажи или уничтожения этих документов руководитель предприятия, учреждения должен письменно уведомить о таком факте правоохранительные органы. Затем для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения создается комиссия. В ее состав входят представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результат ее работы — акт, который утверждает руководитель предприятия. Копия акта направляется государственной налоговой инспекции в 10-дневный срок (п. 6.10 Положения № 88).

  Приведем несколько советов, которые пригодятся как при создании архива в отдельном помещении, так и в подразделении.

Как хранить документы

  Всем понятно, что в рабочих помещениях нужно соблюдать определенные санитарно-гигиенические нормы, чтобы работник думал о работе, а не о том, где сесть и как согреться. Так же и в архиве — для документов необходимо создать определенные условия для долгосрочного и качественного хранения.

  Безусловно, отдельному помещению под архив, как и дареному коню, следует безмерно радоваться, но помните:

  — размещение архива должно обеспечить его целостность и обособленность от какого-либо влияния других подразделений или помещений (например, нецелесообразно размещать архив под или рядом с котельной);

  — для лучшего хранения документов рекомендуется температура воздуха в пределах +17—19° С, относительная влажность — 50—55%;

  — должно быть более одного выхода;

  — нужно установить решетки, замки, металлические двери, сигнализацию и т. п. — ведь документы на хранении могут содержать коммерческую тайну, поэтому доступ ограничим;

  — также газо-, тепло-, вода- или электрокоммуникации не должны проходить через архив, чтобы из-за аварии не повредить все, что здесь хранится;

  — на случай пожара разместите под рукой углекислотные огнетушители. Проведите пожарную сигнализацию, оборудуйте помещение пожарными кранами с рукавами и т. п.;

  — для плодотворной работы в архиве тоже необходим свет. Поэтому устанавливают электролампы в плафонах или люминесцентные фиолетового или желтого оттенков;

  — прямые солнечные лучи способствуют ухудшению качества бумаги, значит стеллажи расставляют перпендикулярно окнам, на которые навешивают жалюзи или шторы;

— регулярные уборки защитят от плесени;

  — в архиве не место насекомым или грызунам. Нельзя здесь курить, использовать электронагревательные приборы, хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, пищевые продукты и чистые бланки;

  — запрещено хранить архивные дела в штабелях на полу, подоконниках и других не предусмотренных для этого местах.

 К оборудованию архива предприятия тоже существуют минимальные типовые требования:

  — ширина главного прохода между рядами стеллажей — 120 см;

— ширина проходов между стеллажами — 80 см;

— расстояние стеллажа от стены — 80 см;

— расстояние между полками — 40 см;

  — расстояние от пола до нижней полки — не менее 20 см, а в подвальных и цокольных помещениях — не менее 30 см.

  Как разместить документы в архиве — личное дело предприятия или ответственного за хранение. Но для того, чтобы легко найти нужную бумажку, достаточно лишь соблюдать следующие правила:

  — для дела каждого структурного подразделения лучше выделить отдельное место так, чтобы их можно было располагать в порядке ежегодных поступлений;

  — документы постоянного хранения размещают отдельно от документов длительного (свыше 10 лет), временного хранения и по личному составу;

  — если в наличии документы ликвидированных организаций-предшественников, их также логично складывать отдельно.

  Определенные требования предусмотрены и для условий хранения документов в структурных подразделениях. Так, в пп. 3.3.1 Правил работы архивов читаем: в рабочих комнатах дела должны храниться вертикально в закрывающихся шкафах. Почти аналогичное требование находим в п. 6.2 Положения № 88: первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или запертых шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Сроки хранения документов

  При определении сроков хранения каждого конкретного вида документов необходимо руководствоваться Перечнем № 41. Для подавляющего большинства бухгалтерской документации срок хранения — 3 года при условии завершения комплексной проверки органами государственной налоговой службы по вопросам соблюдения налогового законодательства. При возникновении споров, следственных и судебных дел документы хранят до принятия окончательного решения.

  Кстати, на завершении именно комплексной проверки делает акцент ГНАУ в своем письме от 1704.02 г. № 2470/6/23-1216.Только после такого события, по мнению этого ведомства, возможно уничтожение финансовых и бухгалтерских документов по истечении срока их хранения. О факте проверки, свою очередь, будет свидетельствовать другой документ — акт (который, кстати, также придется хранить, и не один год).

  Отсчет срока хранения любых документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. То есть для сданного баланса за II квартал 2007 года отсчет срока начнется с 1 января 2008 года.

Не забывайте

 

Перечень № 41 содержит минимальные сроки хранения. Их нельзя сокращать. А вот продлевать разрешено — ввиду специфических особенностей работы конкретной организации (п. 2.11 Перечня № 41). 

  Правила работы архивов рекомендуют проверять наличие и состояние дел постоянного хранения раз в 5 лет. Для дел длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу — раз в 10 лет. Ежегодно проверяются дела, которые в течение года были выданы из архивохранилища для пользования.

  По истечении срока хранения документы, пользы от которых никакой, уничтожают.

Список использованных нормативно-правовых актов:

  1. Закон о Нацархиве — Закон Украины " О рациональном архивном фонде и архивных учреждениях" от 24.12.93 г. № 3814-ХII.

  2. Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. №88.

  3. Правила работы архивов — приказ Государственного комитета архивов Украины "Об утверждении Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций" от 16.03.01 г. № 16.

  4. Перечень № 41 — Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41.


 


Рейтинг:

Система Orphus



Похожие новости


Комментарии:
 
 blogas, 24 ноября 2010 17:21
Много интересного на сайте. Спасибо
 
Добавление комментария
[not-wysywyg] [/not-wysywyg]
[not-wysywyg][/not-wysywyg]{wysiwyg}
Включите эту картинку для отображения кода безопасности
обновить, если не виден код




«    Сентябрь 2019    »
ПнВтСрЧтПтСбВс
 1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
30 

Популярное
  • В Харькове несколько судей "отдали под суд" Высшей рады правосудия
  • Китай инвестирует 280 миллиардов долларов в нефтегазовую отрасль Ирана
  • Пересылка посылок в пределах Украины вырастет на 22,7%
  • Щодо нежитлового приміщення (кав’ярні), розміщеної за адресою: вул. Ярослава Мудрого, 2
  • Как открыть бизнес с помощью торговых онлайн-площадок. Три кейса украинских предпринимателей
  • УЧАСТЬ АДВОКАТА В ІНШОМУ ПРОЦЕСІ – ДОСТАТНЯ ПІДСТАВА ДЛЯ ПЕРЕНЕСЕННЯ СУДОВОГО ЗАСІДАННЯ
  • Первичка или вторичка: где покупать выгоднее
  • Щодо нежитлових приміщень по просп.Московському, 259.
  • НА САЛТОВКЕ С КРЫШИ МНОГОЭТАЖКИ УПАЛ ПАРЕНЬ И ПОГИБ - СОЦСЕТИ
  • СТОЛКНОВЕНИЕ ДЕУ И BMW В ВОЛЧАНСКОМ РАЙОНЕ: ОДИН ПОГИБШИЙ

  • Наш опрос

    Погода в Харькове

    Погода в Харькове

    Курс валют (НБУ)

    Курсы НБУ на сегодня

    Курс валют (средний)

    Курсы наличного обмена на сегодня











    Аудиоролики - Рекламная Студия

    Студия звукозаписи

















    Редакция может не разделять мнение авторов публикаций. Редакция не несёт ответственности за публикации с других сайтов.

    Все права на материалы, находящиеся на сайте www.advocat-cons.info, охраняются в соответствии с законодательством Украины. При любом использовании материалов сайта гиперссылка на www.advocat-cons.info обязательна. По вопросам размещения рекламы или информации на сайте обращаться по телефонам: (057) 737-22-53, 096-114-24-80

    © 2007-2014 Медиагруппа "Адвокат-консалтинг"
    .