Нашему предприятию нужно отправить группу сотрудников в командировку на 20 дней для проведения монтажных работ в разных населенных пунктах области. У одного из них есть собственная легковушка.
При каких условиях можно будет компенсировать этому работнику расходы на горючее (по чекам), если в командировку поедут на его автомобиле, и учесть их в составе валовых расходов?
Нужно ли из суммы компенсации удерживать налог с доходов?
ОТВЕТ: Сумму компенсации расходов на горючее можно отнести к составу валовых расходов, не облагая налогом с доходов при условии оформления договора аренды авто работника.Если авто не является собственностью предприятия, а также не находится у него в пользовании, то компенсацию расходов сотрудника на горючее в командировке нельзя зачислить в состав валовых расходов. Причина очевидна - это личное авто, и нет никаких оснований считать его служебным.
Если оставить все как есть и компенсировать расходы на бензин, это будет расцениваться как финансирование личных нужд работника (пп. 5.3.1 Закона о прибыли). А согласно пп. 4.2.9 Закона о доходах это уже дополнительное благо, поэтому не избежать налога с доходов.
Совсем по-другому все будет выглядеть, если автомобиль передадут предприятию в пользование. Наиболее выгодный вариант сделать личное авто работника служебным - аренда.(Детальнее о документальном оформлении, налоговом и бухгалтерском учете аренды авто у физлица можно прочитать в газете "Все о бухгалтерском учете" № 19 за 2009 г. на стр. 6.) Для этого нужно заключить письменный договор аренды (как минимум, на срок командировки) и обязательно удостоверить его у нотариуса (ст. 799 ГКУ). При таких обстоятельствах Вы имеете право отнести 50% расходов на топливо к валовым расходам, (Не забудьте выписать первичный документ для учета транспортной работы, то есть путевой лист служебного легкового автомобиля) даже без доказательства связи с хоздеятельностью (пп. 5.4.10 Закона о прибыли). Кроме того, при наличии налоговой накладной или другого документа, предусмотренного пп. 7.2.6 Закона о НДС, предприятие сможет отразить налоговый кредит по НДС на стоимость приобретенного горючего. Также не будет налога с доходов, поскольку приобретение бензина - это хозрасходы предприятия.
Теперь посмотрим, что в налоговом учете будет с арендной платой. Валовые расходы будут в размере 50% арендной платы (пл. 5.4.10 Закона о прибыли). Налогового кредита по НДС не будет, поскольку физлицо-работник не является плательщиком такого налога. С арендной платы придется удержать налог с доходов по ставке 15%. А вот соцвзносы с нее не уплачивают, поскольку она не является вознаграждением за работу или услугу и не относится к фонду оплаты труда.
Подытожим: если арендовать авто у работника, то возмещенные средства за топливо, приобретенное в командировке, не будут облагать налогом с доходов. Эти расходы можно отнести к составу валовых в размере 50% стоимости приобретенного топлива. Также предприятие сможет отразить налоговый кредит по НДС на всю стоимость приобретенного горючего.